Charte de l'Association des étudiants et étudiantes aux études supérieures du Département d'informatique et de recherche opérationnelle

2006-09-13


1  Généralités

1.1  Nom et sigle

L'association constituée en vertu de cette charte se nomme « Association des étudiants et étudiantes aux études supérieures du département d'informatique et de recherche opérationnelle ». Son sigle est « AEEESDIRO ». Elle se désigne et se fait désigner par son nom ou par son sigle.

1.2  Siège social

AEEESDIRO
Université de Montréal
Pavillon André-Aisenstadt
2920 chemin de la Tour
Local: 2145
Montréal QC H3T 1J4
Canada

514-343-6111 poste 3510, <aeeesdir@iro.umontreal.ca>

1.3  Objectifs

L'AEEESDIRO a pour but de représenter ses membres et de promouvoir leurs intérêts en tant que personnes inscrites à un programme de cycle supérieur au Département d'informatique et de recherche opérationnelle. En particulier, elle veille à :

1.4  Sceau

Le sceau de l'association, dont la forme est déterminée par le conseil exécutif, ne peut être employé qu'avec le consentement du président ou du secrétaire.

1.5  Membres

Sont membres de l'AEEESDIRO toutes les personnes inscrites à un programme d'études supérieures du Département de l'Université. Il s'agit des étudiants inscrits aux programmes suivants:

1.6  Droits et devoirs

Les membres ont le droit de participer à toutes les activités de l'AEEESDIRO, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d'assister à ces assemblées et d'y voter. Ils sont éligibles comme membres du conseil exécutif et élargi de l'AEEESDIRO.

Les droits conférés à un membre sont conditionnels à ce qu'il acquitte entièrement sa cotisation.

1.7  Cotisation

Les cotisations sont perçues aux trimestres d'automne et d'hiver. Toute modification au montant ou toute modification aux dates de perception des cotisations doit être approuvée en assemblée générale. Les cotisations ne sont pas remboursables.

1.8  Radiation

Le conseil exécutif n'a pas le pouvoir de suspendre un membre ou de le radier.

2  Assemblée générale des membres

2.1  Convocation

Pour toute assemblée ordinaire, les membres de l'AEEESDIRO doivent être convoqués au moins cinq (5) jours ouvrables à l'avance. Les assemblées sont convoquées à l'endroit fixé par le conseil exécutif (ou par la ou les personnes qui convoquent l'assemblée).

Au moins une assemblée générale ordinaire doit être convoquée à chaque année, au début du trimestre d'automne.

L'avis de convocation est transmis aux membres par courrier électronique et au moins une copie de cet avis est affichée dans un endroit accessible à tous. L'avis doit indiquer l'heure, la date, le lieu et l'ordre du jour de l'assemblée.

En cas d'urgence ou pour tout autre cas prévu à la charte, le conseil exécutif peut convoquer les membres de l'AEEESDIRO à une assemblée extraordinaire en transmettant un avis de convocation au moins deux (2) jours à l'avance. L'ordre du jour d'une telle assemblée ne comporte qu'un nombre très restreint de points et doit demeurer fermé.

Le conseil exécutif doit convoquer une assemblée extraordinaire si cinq (5) membres l'exigent par écrit, et cela dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception d'une telle demande. Une telle demande doit spécifier le but et les objets d'une telle assemblée. À défaut par le conseil exécutif de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite eux-mêmes.

2.2  Participation

Seuls les membres ont le droit de parole et le droit de vote à une assemblée de l'AEEESDIRO. Sauf en cas de huis clos, l'assemblée demeure publique.

Chaque membre de l'AEEESDIRO a droit de vote, sans prépondérance; un membre ne peut voter par procuration.

2.3  Procédure

Après la vérification du quorum, les membres présents désignent un président et un secrétaire d'assemblée, normalement le président et le secrétaire de l'AEEESDIRO, respectivement.

Les membres réunis peuvent adopter tout règlement concernant la procédure d'assemblée. En l'absence de règlement sur un point donné, le Guide de procédure des assemblées délibérantes de l'Université de Montréal s'applique.

2.4  Quorum

Le quorum s'établit au plus petit des deux nombres suivants: quinze (15) membres ou dix pour cent (10%) de l'effectif de l'AEEESDIRO.

2.5  Élections

2.5.1  Président d'élection

Le président d'élection est nommé parles membres présents. Le président d'élection ne peut être candidat.

Pour chaque poste soumis au suffrage, le président d'élection doit consigner son vote qui ne sera dévoilé qu'en cas d'égalité.

2.5.2  Postes mis en jeu

À chaque élection régulière, tous les postes du conseil exécutif sont mis en jeu, de même que ceux du conseil élargi et de délégué à l'assemblée départementale du DIRO.

2.5.3  Candidatures



Seuls les membres de l'AEEESDIRO peuvent être candidats.



La période de mise en candidature est fixée par le conseil exécutif. Toute mise en candidature doit préalablement recevoir l'assentiment du candidat et doit être soumise au conseil exécutif par un membre de l'AEEESDIRO au cours de cette période.



Une élection doit avoir lieu pour chaque poste en jeu même s'il n'y a qu'un candidat en lice. Dans ce cas, les membres se prononcent pour ou contre la candidature.

2.5.4  Scrutin



L'élection régulière a lieu tous les ans, au cours de la première assemblée générale des membres de l'année académique.



La date et le lieu du vote doivent être annoncés au moins cinq (5) jours ouvrables avant les élections.



Tous les membres de l'AEEESDIRO ont droit de vote. Cependant, le vote du président d'élection demeure secret et sans effet dans les cas où un candidat obtient la majorité des votes exprimés; son vote n'est dévoilé et comptabilisé qu'en cas d'égalité.



Sauf si un membre demande expressément la tenue d'un vote secret dès le début de la période d'élection, le vote se fait à main levée.



Le président d'élection supervise le déroulement du scrutin; il surveille le décompte ou le dépouillement des votes en présence des candidats ou de leurs représentants.



Lors d'un scrutin secret, le président d'élection doit rejeter les bulletins de vote qui n'indiquent pas de choix clair ou qui permettent d'identifier l'électeur.

Lors d'un scrutin à main levée, le président d'élection doit s'assurer qu'aucun électeur ne vote pour plus d'un candidat et que chaque voix exprimée n'est comptée qu'une seule fois.

2.5.5  Contestation

Une élection peut être contestée s'il y a présomption d'irrégularité. Toute contestation d'élection doit être remise, par écrit, au président d'élection dans les deux (2) jours ouvrables suivant le jour du scrutin.

2.5.6  Élections spéciales

Cas de destitution
Lorsqu'un membre du conseil exécutif ou du conseil élargi est destitué par les membres réunis en assemblée générale pour les motifs énoncés à l'article3.6, l'élection de son successeur devrait avoir lieu au cours de la même assemblée.

Autres cas
Sauf dans un cas de destitution, une assemblée ordinaire doit être convoquée pour élire un successeur lors d'un retrait pour les raisons évoquées à l'article 3.7.

Démission en bloc
Si le conseil exécutif entend démissionner en bloc, il doit annoncer clairement son intention et convoquer une assemblée générale ordinaire où seront tenues les élections rendues nécessaires.

3  Conseil exécutif et conseil élargi

3.1  Composition du conseil exécutif

Le conseil exécutif est composé de quatre (4) membres de l'AEEESDIRO élus. Ces postes sont non cumulables et définis comme suit:

3.1.1  Président

Le président est le premier officier de l'AEEESDIRO et en est le porte-parole officiel. Il coordonne le travail du conseil exécutif: il convoque ses réunions, en propose l'ordre du jour et, généralement, en préside les séances (voir l'article 3.4.5). Il est délégué à l'assemblée départementale du DIRO et peut être délégué au conseil des études du DIRO ainsi qu'aux diverses instances de la FAÉCUM.

3.1.2  Vice-président

Le vice-président assiste aux réunions de tout organisme extérieur au DIRO afin d'y représenter l'AEEESDIRO, à l'exception du Conseil de vie de campus de la FAÉCUM. Il est délégué d'office au Conseil central et au Conseil des études supérieures (CES) de la FAÉCUM. Il remplace, en premier lieu, le président en cas d'absence ou d'incapacité de celui-ci. Il est délégué à l'assemblée départementale du DIRO et peut être délégué au conseil des études du DIRO

3.1.3  Secrétaire

Le secrétaire a la charge: De plus, le secrétaire est délégué à l'assemblée départementale du DIRO et peut être délégué au conseil des études du DIRO ainsi qu'aux diverses instances de la FAÉCUM.

3.1.4  Trésorier

Le trésorier a la charge: De plus, le trésorier est délégué à l'assemblée départementale du DIRO et peut être délégué au conseil des études du DIRO ainsi qu'aux diverses instances de la FAÉCUM.

3.2  Fonctions du conseil exécutif

Le conseil exécutif doit convoquer au moins une assemblée générale par année, dont une qui doit se tenir au début du trimestre d'automne. Il travaille à la réalisation des objectifs de l'AEEESDIRO et veille à l'exécution des décisions prises en assemblée générale.

3.3  Composition du conseil élargi

Le conseil élargi comprend, outre les quatre (4) membres du conseil exécutif, les membres aux postes suivants:

3.3.1  Responsable des activités sociales

Le responsable des activités sociales a la charge:

3.3.2  Responsable des activités sportives

Le responsable des activités sportives a la charge:

3.3.3  Responsable des activités culturelles

Le responsable des activités culturelles a la charge:

3.3.4  Représentants de programme

Les représentants des programmes D.E.S.S., M.Sc. et Ph.D. en informatique ont la charge: Les représentants de programme doivent être étudiants dans le programme qu'ils représentent.

3.3.5  Cumul de postes

Sans aller à l'encontre de l'article 3.1, il peut y avoir, au sein du conseil élargi, cumul de postes par une même personne.

3.4  Réunions du conseil exécutif

3.4.1  Date

Le conseil exécutif se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux (2) fois par trimestre scolaire.

3.4.2  Convocation

Les réunions du conseil exécutif peuvent être convoquées par le président ou le secrétaire. Elles peuvent aussi être convoquées lorsque deux (2) membres du conseil élargi en font une demande écrite par lettre envoyée au président ou au secrétaire ou par courrier électronique envoyé au président ou au secrétaire. La convocation doit avoir lieu au moins trois (3) jours ouvrables à l'avance.

Les réunions sont tenues au siège social ou tout autre lieu déterminé par le conseil exécutif et indiqué dans la convocation.

3.4.3  Quorum et participation

Le quorum s'établit à deux (2) membres du conseil exécutif. Les questions sont décidées à la majorité des voix. Chaque membre du conseil exécutif a droit de vote, sans prépondérance. Les membres du conseil élargi participent, avec droit de parole, à toutes les réunions du conseil exécutif, mais n'ont pas droit de vote. Les membres de l'AEEESDIRO peuvent assister, à titre d'observateurs, aux réunions du conseil exécutif.

3.4.4  Procédure

Le conseil exécutif peut adopter tout règlement concernant sa procédure d'assemblée, dans la mesure où ce règlement ne contrevient pas à la charte. En l'absence de règlement sur un point donné, le Guide de procédure des assemblées délibérantes de l'Université de Montréal s'applique.

3.4.5  Président et secrétaire d'assemblée

Les réunions du conseil exécutif sont présidées par le président de l'AEEESDIRO. Le secrétaire de l'AEEESDIRO agit comme secrétaire. À leur défaut, les membres du conseil exécutif choisissent parmi eux un président ou un secrétaire d'assemblée.

3.4.6  Résolution signée

Une résolution écrite, signée par tous les membres du conseil exécutif, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil exécutif dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l'AEEESDIRO, suivant sa date, au même titre qu'un procès-verbal régulier.

3.5  Mandat

Le mandat des membres du conseil exécutif ou du conseil élargi débute dès leur élection et se termine normalement à l'élection de leur successeur.

3.6  Destitution, démission et retrait d'un membre du conseil exécutif ou du conseil élargi

3.6.1  Destitution

Peut être destitué tout membre du conseil exécutif ou du conseil élargi qui a une conduite contraire aux intérêts de l'AEEESDIRO ou qui n'en respecte pas les statuts. Une telle destitution prend effet immédiatement et doit être approuvée par les deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée dans les plus brefs délais, selon les règles édictées à l'article 2.1.

3.6.2  Destitution pour absence

Par ailleurs le conseil exécutif peut destituer un de ses membres ou un membre du conseil élargi s'il est absent sans motif lors de trois (3) réunions consécutives. Une assemblée générale extraordinaire doit alors être convoquée dans les plus brefs délais. Le membre destitué peut appeler de la décision du conseil exécutif au cours de cette assemblée où les membres présents doivent approuver la décision par un vote à majorité aux deux tiers (2/3).

3.6.3  Appel et élection

Si l'assemblée confirme une destitution, ou si le membre destitué pour absence en vertu de l'article 3.6.2 ne fait pas appel, une élection est tenue pour le poste à combler.

3.7  Retrait d'un membre du conseil exécutif ou du conseil élargi

Cesse de faire partie du conseil exécutif ou du conseil élargi et d'occuper sa fonction tout membre qui se trouve dans l'une des situations suivantes:

3.8  Rémunération

Aucun des membres du conseil élargi n'est rémunéré pour l'exercice de ses fonctions.

3.9  Indemnisation

Tout membre du conseil exécutif, ses héritiers et ayants droit seront tenus, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l'AEEESDIRO, indemnes et à couvert:

3.9.1  Procédure de preuve

Afin qu'un membre du conseil élargi, ses héritiers et ayants droit puissent se prévaloir des dispositions d'indemnisation, les factures originales doivent être présentées au trésorier de l'AEEESDIRO.

3.10  Vacance

Si un poste du conseil exécutif est vacant, la charge vacante est redistribuée entre les autres membres du conseil exécutif.

4  Comités

Le conseil exécutif ou les membres réunis en assemblée peuvent mettre sur pied tout comité jugé utile à la bonne marche de l'AEEESDIRO.

Lors de la mise sur pied du comité, la nature de son mandat ainsi que sa durée doivent être spécifiées.

Un président doit aussi être nommé et choisi parmi les membres de l'AEEESDIRO. À la demande du conseil élargi, le président d'un comité doit faire un rapport oral au conseil élargi. À la fin du mandat, les activités du comité doivent cesser et le président du comité doit alors présenter, lors de la prochaine assemblée générale des membres, un rapport écrit du bilan du comité.

5  Modification à la charte

Tout amendement à la présente charte doit être proposé lors d'une assemblée générale ordinaire et adopté aux deux tiers (2/3) des voix exprimées. Les changements proposés doivent être rendus disponibles dans l'avis de convocation.

6  Référendums

6.1  Tenue d'un référendum

Les membres de l'AEEESDIRO réunis en assemblée générale peuvent décréter la tenue d'un référendum et décider de sa date et du libellé de ses questions ou propositions.

Le conseil exécutif peut également décider de tenir un référendum. Il décide alors de sa date et du libellé de ses questions ou propositions.

Les référendums sont tenus à titre consultatif.

6.2  Président de référendum

Le président de référendum est nommé par le conseil exécutif. Pour chaque question ou proposition soumise au suffrage, le président doit consigner son vote qui ne sera comptabilisé qu'en cas d'égalité.

6.3  Scrutin

6.3.1  

Un référendum se tient sur une période d'au moins deux (2) jours ouvrables. Durant cette période, le bureau de scrutin doit être ouvert aux membres à des heures raisonnables. Le vote est secret.

6.3.2  

Tous les membres de l'AEEESDIRO ont droit de vote. Cependant, le vote du président d'élection demeure secret et sans effet dans les cas où une option obtient la majorité des votes exprimés; son vote n'est comptabilisé qu'en cas d'égalité.

6.3.3  

La date et le lieu d'un référendum, de même que le libellé des questions ou des propositions soumises, doivent être publiés dix (10) jours ouvrables à l'avance.

7  Fédération des associations étudiantes du campus de l'Université de Montréal (FAÉCUM)

Les articles qui suivent demeurent en application tant que l'AEEESDIRO reste affiliée à la FAÉCUM.

7.1  Délégué au conseil central de la FAÉCUM

Comme prévu à l'article 3.1.2, le vice-président assume, en premier lieu, la charge de représenter l'AEEESDIRO au conseil central de la FAÉCUM. Lorsque plusieurs membres du conseil exécutif participent au conseil central, le délégué officiel de l'AEEESDIRO est la personne occupant le rang le plus élevé dans la hiérarchie suivante:
  1. président;

  2. vice-président;

  3. secrétaire;

  4. trésorier;

  5. un autre membre du conseil élargi;

  6. toute autre personne membre de l'AEEESDIRO.

7.2  Délégués au congrès de la FAÉCUM

Les délégués de l'AEEESDIRO au congrès de la FAÉCUM sont choisis par le conseil exécutif parmi les membres du conseil exécutif. Pour compléter la délégation, s'il y a lieu, le conseil exécutif nomme ses autres représentants si possible parmi les membres du conseil élargi.

7.3  Délégué au Conseil des études supérieures (CES) de la FAÉCUM

Comme prévu à l'article 3.1.2, le vice-président assume, en premier lieu, la charge de représenter l'AEEESDIRO au CES. Lorsque plusieurs membres du conseil exécutif participent au CES, le délégué officiel de l'AEEESDIRO est la personne occupant le rang le plus élevé dans la hiérarchie d'écrite à l'article 7.1.

8  Représentation au Département d'informatique et de recherche opérationnelle

8.1  Délégué au Conseil des études du Département d'informatique et de recherche opérationnelle

Le conseil exécutif de l'AEEESDIRO assume collectivement la charge de représenter l'AEEESDIRO au Conseil des études du DIRO. Lorsque plusieurs membres participent au conseil, le ou les délégués officiels de l'AEEESDIRO sont la ou les personnes occupant les rangs les plus élevés dans la hiérarchie décrite à l'article 7.1.

8.2  Délégué à l'Assemblée départementale du Département d'informatique et de recherche opérationnelle

Le conseil exécutif de l'AEEESDIRO assume collectivement la charge de représenter l'AEEESDIRO à l'Assemblée départementale du DIRO. Des membres de l'AEEESDIRO sont élus en assemblée pour combler les postes supplémentaires. En cas d'empêchement, un membre du conseil exécutif ou un membre élu à l'Assemblée départementale peut se faire remplacer. Pour cette raison, des postes de remplaçants sont aussi élus en assemblée.

9  Dispositions financières

9.1  Année financière

L'exercice financier de l'AEEESDIRO se termine le 31 août de chaque année, ou à toute autre date qu'il plaira au conseil exécutif de fixer.

9.2  Autres

L'AEEESDIRO ne fait crédit à aucune personne, physique ou morale, sauf en cas de dépôt requis pour les biens ou services qu'elle se procure. Le conseil exécutif a la charge commune de récupérer rapidement toute somme qui lui est due ou qui est perçue en son nom.

10  Effets bancaires et contrats

10.1  Effets bancaires

Tous les chèques et autres effets bancaires de l'AEEESDIRO doivent être signés par deux (2) membres du conseil exécutif ou toutes autres personnes désignées par le conseil exécutif.

10.2  Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de l'AEEESDIRO sont au préalable approuvés par le conseil exécutif et, sur telle approbation, sont signés par deux (2) membres du conseil exécutif ou toutes autres personnes désignées par le conseil exécutif pour les besoins d'un contrat ou d'un document particulier.

11  Version de la charte

La présente version de la charte remplace, depuis son adoption par l'assemblée générale, toutes les versions antérieures.






Charte adoptée le 13 septembre 2006.

   
Hugo Larochelle,   Frédéric Bastien,
Président   Secrétaire





Sceau de l'AEEESDIRO



1
Dans le présent document, le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

Ce document a été traduit de LATEX par HEVEA